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L’allestimento e il caricamento delle pratiche di mutuo

La fase di allestimento e caricamento di una pratica è fondamentale per l’ottenimento del mutuo in tempi brevi e senza ostacoli. Essendo un’attività che richiede tempo e la massima precisione non può essere gestita dal consulente creditizio, che si trova spesso fuori dall’ufficio per gli appuntamenti, ed è affidata al back office, che ha la responsabilità di caricare e monitorare lo stato di avanzamento delle pratiche, risolvendo eventuali problemi.

In questo articolo Rubina Fiordellisi ci spiega l’importanza del suo lavoro affinché le pratiche vadano a buon fine, in cosa consiste l’attività di allestimento e caricamento delle pratiche e in che modo si coordinano l’attività del consulente creditizio e quella del back office.

L’allestimento e il caricamento delle pratiche di un mutuo è la fase che ritengo più importante per concretizzare il finanziamento e la realizzazione del sogno dei nostri clienti. Una pratica nasce in modo graduale, prende forma e si struttura lungo diversi passaggi. È un processo che richiede attenzione e cura al dettaglio e noi del back office Euroansa Hub siamo qui per questo.

Quando carico una pratica sento davvero la responsabilità del lavoro che sto effettuando: tante persone contano sulla mia precisione e sulla correttezza del mio lavoro. Il consulente creditizio si affida a me per avviare la richiesta di mutuo e, indirettamente, anche coloro che desiderano ottenere il mutuo stanno demandando alla sottoscritta la loro fiducia.

L’importanza delle pratiche e del loro corretto caricamento nella richiesta di un mutuo 

Una delle prime cose che mi è stata insegnata quando ho iniziato questo lavoro è stata quella di non dare nulla mai per scontato. Il caricamento di una qualsiasi pratica è un passaggio obbligatorio e cruciale in tantissime attività. Corrisponde infatti all’inserimento dei dati e dei documenti necessari per portare avanti una determinata attività.

Come professionista del back office Euroansa Hub credo che il nostro lavoro sia di fondamentale importanza poiché il giusto allestimento e caricamento di una pratica garantisce che il processo di richiesta di un mutuo o di un finanziamento sia completato con successo.

Non possono esserci errori. Se noi sbagliamo qualcosa, perché il caricamento non è accurato o completo, oppure se i dati necessari sono incoerenti, incompleti o addirittura mancanti, possiamo trovarci davanti a ritardi considerevoli e alla possibilità che la qualità del lavoro finale risulti insufficiente per i nostri standard, che sono molto alti.

L’accessibilità delle informazioni

Il caricamento corretto di una pratica ci permette di garantire il facile e libero accesso alle informazioni a tutte le persone che sono coinvolte all’interno dell’attività o nel processo. Questo a cosa serve? Semplice: permette di aumentare l’efficienza generale del processo, di ridurre i tempi di attesa e di migliorare la comunicazione generale.

Proprio per una mia deformazione professionale che pretende che le informazioni siano sempre accurate, adesso vi spiegherò passo dopo passo il lavoro del back office e in che modo cerchiamo di aiutare e affiancare il consulente creditizio.

Le fasi dell’allestimento e del caricamento delle pratiche di un mutuo

Vediamo quali sono le fasi che ci portano alla creazione di una pratica completa e come siamo coinvolti noi del backoffice Euroansa Hub all’interno del processo.

La prima fase di questo grande viaggio è proprio la consulenza del consulente creditizio. Qui si stabilisce il primo contatto con il cliente e si instaura un dialogo da entrambe le parti. In questo caso la nostra presenza è garantita in vari modi: siamo noi che organizziamo l’agenda dell’ufficio e fissiamo gli appuntamenti in accordo con il professionista incaricato.

Cosa facciamo dopo? Ci confrontiamo con il consulente creditizio per apprendere quelle che sono le sue impressioni sulla fattibilità di tutta l’operazione e cerchiamo di ricevere un feedback sulla consulenza. Subito dopo inizia la fase dell’allestimento della pratica e la nostra parte operativa. In questo caso io suddivido questo processo in:

  1. Richiesta documentale: in questa fase in collaborazione con il consulente avviamo la richiesta dei documenti che ci serviranno per istruire la pratica (documenti anagrafici, reddituali e immobiliari).
  2. Check dei documenti: questa è una parte di estrema importanza perché il nostro compito, come back office, è controllare che vi siano tutti i documenti, comunicando tempestivamente la necessità di eventuali integrazioni.
  3. Modulistica: in questa fase lavoriamo di nuovo a stretto contatto con il consulente creditizio e prepariamo la modulistica necessaria a inserire il nuovo cliente sul CRM di Euroansa.
  4. Caricamento del mandato: in questa fase carichiamo nel database il mandato firmato dal cliente e lo associamo al suo consulente creditizio.

Ecco quelle che ritengo le quattro fasi iniziali del processo, terminate le quali personalmente prevedo sempre un nuovo check documentale per fare in modo che tutto fili liscio e come preventivato. Subito dopo però inizia la fase finale del processo, ovvero il caricamento presso la banca.

Il caricamento della pratica presso la banca

Questa fase ha bisogno di una spiegazione più accurata, essendo il momento in cui carichiamo la richiesta di mutuo e tutti i dati relativi alla sua accettazione presso la banca prescelta, individuata dal nostro sistema di back office e dal consulente creditizio. Noi di Euroansa collaboriamo con oltre 25 banche e alcune di esse ci danno la possibilità di caricare direttamente sui loro portali le pratiche: un vero e proprio caricamento in filiale.

Alle volte le banche di territorio permettono di presentare una pratica solo in filiale. Il nostro compito diventa quello di fornire al nostro consulente tutta la pratica creata in modo che possa recarsi direttamente lì, velocizzando le operazioni.

L’allestimento e il caricamento della pratica: monitoraggio degli stati di lavorazione

Una volta presentata la pratica in banca il nostro lavoro non è terminato! Il back office deve occuparsi di facilitare la risoluzione del processo in modo lineare e senza intoppi.

Dobbiamo collaborare con il consulente creditizio ed è così che inizia la fase di monitoraggio, durante la quale si valutano con attenzione:

  • gli stati di lavorazione della pratica;
  • le eventuali richieste di integrazione.

In questa fase ci confrontiamo come sempre con il consulente creditizio per fare in modo che lui riesca a interfacciarsi con il cliente e che quest’ultimo sia sempre e completamente informato su tutti i passaggi.

Quando parliamo del back office e del lavoro del consulente creditizio parliamo di due lavori completamente diversi ma che hanno l’obiettivo comune di realizzare il sogno del cliente arrivando all’ottenimento del mutuo.

Se vuoi provare anche tu l’efficienza del nostro lavoro di squadra puoi contattarci per fissare con un consulente Euroansa una prima consulenza gratuita.

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